Gmailのアーカイブ機能とは？保管場所や活用方法まで徹底解説！

「Gmail」を使用している方でこのような体験がある方はいらっしゃらないですか？

スマホでGmailを開いているときに指でメールの件名を左右どちらかにスワイプしてしまい、

「メールが消えた？」「どこに行ったの？」

その瞬間、画面下に「メールをアーカイブしました」と表示され

「え？アーカイブってなに？」「どこで元に戻すの？」

となった方！僕もその一人です。そんな困っている方に向けて今回はGmailのアーカイブ機能について詳しく解説していきます。

Gmailのアーカイブ機能とは？

Gmailにおいてのアーカイブ機能とはメールを「受信トレイ」から他の保存場所「すべてのメール」に移動することを指します。

アーカイブしたメールが受信トレイから消えたからといってメール自体が消えたのではなく他の場所に移動しただけなんです。

間違えてアーカイブしてしまった方でもメールは消えていませんのでご安心ください！

そもそもアーカイブとは？

そもそもアーカイブとはどのような意味なのでしょうか。

語源はギリシャ語で「公共の事務所」を意味する言葉でした。特に「公的・歴史的文書の保管所」を表す言葉でそこに保管してある文書を指す言葉としても使われていたそうです。

動詞でも使うことができ「アーカイブ」すると言うと「保管所に入れる、〜を保管する」と言う意味になります。

Gmailのアーカイブ機能の役割

Gmailのアーカイブ機能は下記のような使い方があります。

受信したメールはすべて「受信トレイ」に貯まっていきます。

「受信トレイ」だけにメールを保存していると次から次へとメールが溜まっていくので必要なときに必要なメールを見つけづらくなってしまいます。

そこでアーカイブ機能を利用することで受信トレイを整理することが可能です。

必要なメールだけをアーカイブに入れる

このような場合に必要なメールだけをアーカイブすることで別の場所に保存されるので必要なメールを必要なときに見つけ出すことが可能です。

受信トレイの整理整頓

アーカイブは受信トレイの整理整頓で使う場合が多いです。

上記のようなメールをアーカイブすることによって受信トレイには「まだ読んでないメール」や「用件の済んでいないメール」だけが残ります。

このような使い方をすることによって受信トレイには「読むべきメール」や「やらないといけないこと」だけが残り、「To Do リスト」に近い使い方をすることも可能です。

アーカイブしたメールはどこいったの？

アーカイブして「受信トレイ」から消えてしまったメールは「すべてのメール」に保存されています。

正確にはアーカイブしたメールがすべてのメールへ移動するのではなく今まで受信したメール、送ったメールなどがすべてのメールに送られます。

簡単に言うとアーカイブしたメールが受信トレイから消えるということですね！

アーカイブしたメールだけを表示する方法

「アーカイブしたはいいけどすべてのメールにはたくさんメールがあって探すのが大変」

といった方も多いのではないでしょうか。
そんな時にはアーカイブしたメールだけを表示する方法があります。

Gmail→すべてのメールの検索窓から「検索演算子」という単語や記号を入力することでアーカイブしたメールだけを表示させることができます。

画面上部にある検索窓に下記の文字列を入力

するとアーカイブしたメールだけが絞り込まれました。
ちなみに今回の検索演算子の意味は

アーカイブしたメールを戻す方法

誤ってアーカイブしてしまったなどの場合でも受信トレイにメールを戻すことが可能です。

さいごに

今回はGmailのアーカイブ機能について解説しました。
これを機にGmailのアーカイブ機能を上手に活用してみてください。

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