「PDF」という言葉は人によっては職場や資料で目にすることが多いかと思います。

ビジネスシーンで書類を電子文書として作成する場合によく使われていますよね。

しかしPDFファイルを聞いたことがあっても意味をわかっていない方も一定数いらっしゃるのではないでしょうか。

今回はそんな「PDF」の意味や使い方・メリットなどをご紹介していこうと思います。

そもそもPDFってなに？

PDFとはPortable Document Format（ポータブルドキュメントフォーマット）の略称であり、拡張子は「.pdf」です。

電子文書とも呼ばれており1992年にAdobe（アドビ）の共同創設者ジョンワーノック（John Warnock）博士がが開発しました。

紙に印刷したときの状態をそのまま保存することができるファイル形式であり相手のコンピュータの機種や環境によらずどのようなパソコンで開いても同じようにみることができる「電子文書」です。

↓「jpeg」などの拡張子についてはこちらの記事でまとめています。

「拡張子」の種類や特徴まとめ！各拡張子の適切な使い方なども解説。

PDFファイルのメリット

ビジネスシーンだけでなく様々な場面で使用されることが多いPDFですが一体どのようなメリットがあるのでしょうか。

一つずつ解説していきたいと思います。

PDFのメリット①誰でもどの端末からでも自由

具体的にどういうことかと言うと、通常Wordなどのソフトで作成したデータは送信側・受信側が同じソフトを持っている必要があります。

また、作成したデータを作成したpcとは別のpcで開くとレイアウトが崩れてしまったりと不具合が生じる場合があります。

しかし、PDFファイルなら端末に依存せずに相手がどのような端末・状態（ｐｃ，タブレット、スマホ、OS）であっても情報をそのままの状態で共有することができます。

PDFのメリット②紙代や印刷代のコスト削減

PDFのメリット①であげたようにPDFは誰でもどこでもどのような端末でも同じ情報を共有することが可能ですので、従来は紙で作成されていた商品の説明書などでPDFが利用されています。

説明書を紙で作成すると紙代や印刷代など様々なコストがかかってくるのに対してPDFであればそのようなコストもかかりません。

また、電子文書ですので紙を持ち歩く必要もなく説明書を読みたいとき、必要なときにスマホやｐｃなどからいつでも取り出すことが可能です。

PDFのメリット③ファイル内の情報を見つけやすい

PDFではキーワードでファイルの中身を検索することができるためファイル内の欲しい情報をすぐに見つけることができます。

一方で紙の説明書・マニュアルではページを捲りながら探さなければいけないために時間がかかってしまいます。

PDFでは時間を書けずに知りたい情報をすぐさま見つけ出すことができるのもメリットの一つです。

PDFファイルのデメリット

PDFではあまり大きなデメリットはありませんが使用しているときに少し気になる点がいくつかあります。

一つずつ解説していきたいと思います。

PDFファイルのデメリット①ファイルサイズが大きい

PDFファイルは「jpeg」などと比べるとファイルサイズが大きくなります。

ページ数や画像が多いPDFファイルはサイズが大きくなってしまいメールで送信する際に重かったり、ファイルを開くのに時間がかかったりするので、ファイルを圧縮するなどの対策が必要です。

↓画像の圧縮についての記事はこちら

画像圧縮とは？画像を圧縮する重要性やメリット・デメリット。適切に「画像圧縮」できていますか？

PDFファイルのデメリット②編集ができない

PDFファイルの多くは編集ができない閲覧のみに特化していることが多いです。

そのような場合にPDFファイルを編集するには専用の編集ソフトが必要になります。

そのために修正する場合には編集ソフトで修正→再度PDFファイルで保存しなければいけないので手間が増えてしまいます。

さいごに

今回はPDFの意味とメリット・デメリットについて解説しました。

仕事をしていく上でPDFは比較的使用する場面が多いと思いますのでなんとなくPDFではなくしっかりと理解を深め適切に使用しましょう！

↓iPhone一つで紙をスキャンしてPDFにする方法

「超便利」紙をiPhoneのメモアプリでスキャンしてpdfにする方法！

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手元にある書類やレシートをpdf化したいと思うことありませんか？

少し前まではスキャン機能付きのプリンターがないとpdf化することができず面倒な作業でした。（家にない場合はコンビニまでいく・・・。）

実はお手元のiPhone一つで簡単に書類をスキャンしてpdf化することが可能です。

今回はiPhone純正のメモアプリを使用して書類をスキャンする方法に加え、スキャンした書類にテキストやマークアップを入力する方法まで解説していきたいと思います。

↓PDFとは？という方はこちらの記事からがオススメです。

PDFファイルとは？PDFの意味やメリット・デメリットを解説。

この記事でわかること

iPhoneのメモアプリで書類をスキャンする方法

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が増え、今まではオフィスで何気なくしていた作業も自宅でやらないといけない場面が増えてきていると思います。

その中でも今回は書類をスキャンする方法を紹介していきます。スキャナーが自宅にない場合でも簡単に書類をスキャンできるのでぜひご覧ください。

まずはメモアプリを起動して画面下部のカメラマークをタップ→書類をスキャンをタップ

するとカメラが起動されるのでスキャンしたい書類を撮影してきましょう。

画面右上から自動・手動を選べますが、自動にしておくと書類が検出されると自動でシャッターが切られますよ！

撮影が終わりましたら右下の保存をタップ。

スキャンした書類をさらに微調節したい場合はスキャンした書類を開き画面下部の調節ボタンをタップ。

四隅を移動させてスキャンする範囲を調節することが可能です。

スキャンした書類はpdf化されるのでそのままメールに添付することができます。

iPhoneで書類をスキャンするメリット

iPhoneで書類をスキャンすることのメリットは下記の3つ。

無料で利用できる

自宅にスキャナーがない場合コンビニのプリンタでスキャンするのが一般的でした。

その場合スキャンするたびに料金が発生してしまいますがiPhoneですることができればすべて無料で利用することができます。

移動が不要（自宅でできる）

コンビニのプリンタでスキャンする場合は料金もそうですが移動しなければならないのがネックです。

もっと言うならば自宅にプリンタやスキャナーがある場合でも設置してしてある場所に移動しなければいけませんがiPhoneならその場でスキャンすることが可能です。

どこでもスキャンすることができる

自宅やコンビニのスキャナーやプリンタでは場所が指定されてしまいます（自宅やコンビニなど）ですが、iPhoneですと出先であってもすぐにスキャンして電子書類にすることができます。

例えばカフェで打ち合わせしている最中にその場で書類をpdf化し共有することも可能です。

iPhoneでスキャンした書類の綺麗さは？

手軽なのはいいけど品質が心配。大丈夫なの？

そうです。みなさん気になるのがiPhoneでスキャンした書類のクオリティ。

実際に照明の明るさを3パターン変えてスキャンしてみました。

100％

70％

30％

体感はかなり明るさが変わっているのに対してスキャンしてみるとあまり品質に変わりがありませんでした。

多少暗くても問題なくスキャンすることができそうです。

スキャンした書類にテキストやマークアップを入力する

また、iPhoneのメモアプリではスキャンした書類にテキストや署名・マークアップを入力したりすることも可能です。

スキャンした書類を選択し、右上の共有マークをタップ→マークアップをタップ。

また、画面下部のペンを選択することでそれぞれのペンで自由に入力することも可能です。

例えばマーカーで線を引いたりなど。
定規ツールを使えば直線を引くことも可能です！

今回はテキストを入力してみましょう。

右下の＋ボタンからテキストや署名などの操作を選択することができる。

テキストを選択すると「テキスト」と書かれたボックスがでてきますのでタップ→編集で好きな文字列を入力することが可能。

また、右下の「ぁあ」と書かれたボタンをタップすることで書体や文字の大きさなどを調節することができます。

署名が必要な場合も右下から署名をタップし手書きで入力することができます。

署名は手だと少し書きづらいですが、iPadの場合はApple Pencilを使用すれば紙に書くのと同じくらい上手に書くことができそうです。

スキャンした書類（pdf）を共有・添付する方法

スキャンした書類（pdf）はかんたんに共有・送信することができます。

スキャンした書類を選択→右上の共有ボタンをタップ→添付したいアプリをタップし送信。

しかし、特定のメールに返信する際にpdfを添付する際はファイルに保存しないと添付することができません。

pdfをファイルに保存するやり方は至って簡単です。

右上共有ボタンをタップ→ファイルに保存→保存先を選択

ファイルに保存することができたら実際に特定のメールに返信する際にpdfを添付してみましょう。

Gmailの場合；返信するメールを選択→添付ボタンをタップ→添付ファイルを選択→保存したpdfを選択。

まとめ

今回は紙をiPhoneのメモアプリでスキャンしてpdfにする方法を解説しました。

従来のスキャナーやプリンタを使用せずにiPhoneでスキャンすることによって場所や時間を選ばずに好きなときにスキャンすることができます。

またスキャンした書類にテキストやマーカーを挿入したり署名をしたりすることもできすべての作業がiPhone上で完結することが可能です。

ぜひお試しください。

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