こんにちは！ハナノです！（@K11936151）
「PDF」という言葉は人によっては職場や資料で目にすることが多いかと思います。
ビジネスシーンで書類を電子文書として作成する場合によく使われていますよね。
しかしPDFファイルを聞いたことがあっても意味をわかっていない方も一定数いらっしゃるのではないでしょうか。
今回はそんな「PDF」の意味や使い方・メリットなどをご紹介していこうと思います。
そもそもPDFってなに？
PDFとはPortable Document Format（ポータブルドキュメントフォーマット）の略称であり、拡張子は「.pdf」です。
電子文書とも呼ばれており1992年にAdobe（アドビ）の共同創設者ジョンワーノック（John Warnock）博士がが開発しました。
紙に印刷したときの状態をそのまま保存することができるファイル形式であり相手のコンピュータの機種や環境によらずどのようなパソコンで開いても同じようにみることができる「電子文書」です。
↓「jpeg」などの拡張子についてはこちらの記事でまとめています。
「拡張子」の種類や特徴まとめ！各拡張子の適切な使い方なども解説。
PDFファイルのメリット
ビジネスシーンだけでなく様々な場面で使用されることが多いPDFですが一体どのようなメリットがあるのでしょうか。
・誰でもどの端末からでも自由
・紙代や印刷代のコスト削減
・ファイル内の情報を見つけやすい
一つずつ解説していきたいと思います。
PDFのメリット①誰でもどの端末からでも自由
具体的にどういうことかと言うと、通常Wordなどのソフトで作成したデータは送信側・受信側が同じソフトを持っている必要があります。
また、作成したデータを作成したpcとは別のpcで開くとレイアウトが崩れてしまったりと不具合が生じる場合があります。
しかし、PDFファイルなら端末に依存せずに相手がどのような端末・状態（ｐｃ，タブレット、スマホ、OS）であっても情報をそのままの状態で共有することができます。
PDFのメリット②紙代や印刷代のコスト削減
PDFのメリット①であげたようにPDFは誰でもどこでもどのような端末でも同じ情報を共有することが可能ですので、従来は紙で作成されていた商品の説明書などでPDFが利用されています。
説明書を紙で作成すると紙代や印刷代など様々なコストがかかってくるのに対してPDFであればそのようなコストもかかりません。
また、電子文書ですので紙を持ち歩く必要もなく説明書を読みたいとき、必要なときにスマホやｐｃなどからいつでも取り出すことが可能です。
PDFのメリット③ファイル内の情報を見つけやすい
PDFではキーワードでファイルの中身を検索することができるためファイル内の欲しい情報をすぐに見つけることができます。
一方で紙の説明書・マニュアルではページを捲りながら探さなければいけないために時間がかかってしまいます。
PDFでは時間を書けずに知りたい情報をすぐさま見つけ出すことができるのもメリットの一つです。
PDFファイルのデメリット
PDFではあまり大きなデメリットはありませんが使用しているときに少し気になる点がいくつかあります。
・ファイルサイズが大きい
・編集ができない
一つずつ解説していきたいと思います。
PDFファイルのデメリット①ファイルサイズが大きい
PDFファイルは「jpeg」などと比べるとファイルサイズが大きくなります。
ページ数や画像が多いPDFファイルはサイズが大きくなってしまいメールで送信する際に重かったり、ファイルを開くのに時間がかかったりするので、ファイルを圧縮するなどの対策が必要です。
↓画像の圧縮についての記事はこちら
画像圧縮とは？画像を圧縮する重要性やメリット・デメリット。適切に「画像圧縮」できていますか？
PDFファイルのデメリット②編集ができない
PDFファイルの多くは編集ができない閲覧のみに特化していることが多いです。
そのような場合にPDFファイルを編集するには専用の編集ソフトが必要になります。
そのために修正する場合には編集ソフトで修正→再度PDFファイルで保存しなければいけないので手間が増えてしまいます。
さいごに
今回はPDFの意味とメリット・デメリットについて解説しました。
仕事をしていく上でPDFは比較的使用する場面が多いと思いますのでなんとなくPDFではなくしっかりと理解を深め適切に使用しましょう！
↓iPhone一つで紙をスキャンしてPDFにする方法
「超便利」紙をiPhoneのメモアプリでスキャンしてpdfにする方法！
